Ø       工作總結(jié):

    2009年是我團(tuán)委辦公室深化改革至關(guān)重要的一年。一年來，在團(tuán)委正確的領(lǐng)導(dǎo)下，辦公室緊緊圍繞著常規(guī)事務(wù)、文檔處理、物資管理、宣傳督導(dǎo)等工作重點(diǎn)，立足部門建設(shè)并加強(qiáng)管理，充分發(fā)揮好辦公室工作的承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的中心樞紐作用，較好的完成了團(tuán)委下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)，為促進(jìn)我工程技術(shù)大學(xué)團(tuán)委的發(fā)展做出了積極貢獻(xiàn)。

 日常工作

    團(tuán)委辦公室由常務(wù)組、文秘組、物資組、宣導(dǎo)組組成，故日常工作也分為四塊來總結(jié)。

1、  常務(wù)組：

    常務(wù)組主要負(fù)責(zé)團(tuán)委辦公室各類常規(guī)事務(wù)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作及應(yīng)對(duì)各類工作上的突發(fā)情況與特殊情況，其主要常規(guī)工作內(nèi)容包括值班管理、值班表的安排、收發(fā)各類通知、辦公室日常工作統(tǒng)計(jì)等。

1） 值班管理

    為保證值班工作順利開展，做到“班班有人值，人人有班值”，常務(wù)組今年繼續(xù)安排專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌值班工作并不斷完善值班的細(xì)則。從下半年的第四周起，值班表不再是每周都完全更換，取而代之的是固定除早班以外所有班次的值班人員與時(shí)間，早班則是所有辦公室成員輪流值班。下半年值班時(shí)間段也在以往的基礎(chǔ)上增加了上午8：00至10：00一班，更好地加強(qiáng)了值班的效率及力度。任何值班人員調(diào)換班次也都需填寫請(qǐng)假條，寫明理由，再由專人負(fù)責(zé)另外排班。在團(tuán)委辦公室中心組不斷的監(jiān)督下，本學(xué)期值班情況非常良好，各類值班本填寫規(guī)范，新干事也在值班中不斷地學(xué)到我團(tuán)委辦公室的工作方式及風(fēng)格。令人欣喜地，本年度辦公室的值班出勤率達(dá)到了99%以上，協(xié)助老師及其他部門同學(xué)們完成了許多工作。

2） 通知

    本年度共計(jì)發(fā)出紙質(zhì)通知13份，包括2份團(tuán)委歸檔通知、2份團(tuán)務(wù)通知、5份下發(fā)至分團(tuán)委的通知、2份關(guān)于團(tuán)委物資管理的通知、團(tuán)委各部門辦公室鑰匙的備份通知以及會(huì)議室借用通知，每一份都同時(shí)做好了簽收回執(zhí)工作，其他短信、電話通知若干，充分體現(xiàn)了團(tuán)委辦公室上傳下達(dá)的作用。

3）  統(tǒng)計(jì)

    統(tǒng)計(jì)工作是指將每周值班中的各種記錄，進(jìn)行統(tǒng)一整理，并在學(xué)期末歸入檔案。本年度共有7項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，分別是展板、報(bào)紙、團(tuán)務(wù)、物品、海報(bào)橫幅、會(huì)議室借用及例會(huì)出勤，每項(xiàng)統(tǒng)計(jì)都有專項(xiàng)負(fù)責(zé)人，最后由常務(wù)組統(tǒng)籌歸檔。由于統(tǒng)計(jì)工作的特殊性，許多數(shù)字存在時(shí)效性，難免會(huì)產(chǎn)生一定的偏差，這是今后需要多加避免和改進(jìn)的地方。

4） 其他

    常務(wù)組負(fù)責(zé)制作辦公室成員空課表，更新部門手冊(cè)，整理考評(píng)資料等。另外，常務(wù)組還負(fù)責(zé)每次團(tuán)委舉辦重大活動(dòng)時(shí)的活動(dòng)策劃及各項(xiàng)活動(dòng)細(xì)節(jié)的協(xié)調(diào)和管理工作。

2、文秘組：

    文秘組主管團(tuán)委辦公室文檔處理及對(duì)外交流上的工作，其主要工作內(nèi)容包括各類會(huì)議記錄、檔案資料收集整理歸檔等。

1）會(huì)議記錄

    本年度文秘組確保了每次會(huì)議都有記錄，共計(jì)制作例會(huì)會(huì)議記錄25份、中心組會(huì)議記錄20份及2份分團(tuán)委辦公室主任會(huì)議記錄，相比去年我們采取的部分手寫、部分電子版記錄來說，本年度我們做到了每一次會(huì)議都有電子版記錄。

2）檔案

    經(jīng)過上學(xué)年對(duì)檔案工作的熟悉，本學(xué)年文秘組在檔案工作上相對(duì)成熟很多，但對(duì)于一些拖欠檔案的尋找和整理歸檔仍是花了很大的力氣。經(jīng)過文秘組干事們的通力合作，本年度共完成并移交圖文信息中心檔案室檔案3次，分別是校慶檔案，08年團(tuán)委各部門工作檔案，06、07、08部門報(bào)告單檔案。同時(shí)，經(jīng)研討，為避免各部門因人事調(diào)整而出現(xiàn)的檔案遺失問題，文秘組決定往后每學(xué)期末向各部門征收本學(xué)期檔案，本學(xué)期末此項(xiàng)決定已被認(rèn)可并實(shí)施。此外，秘書組也承擔(dān)著制作本部門活動(dòng)、工作檔案的任務(wù)，在第17周時(shí)，辦公室本學(xué)期檔案已完成。

3）文檔處理

    文秘組負(fù)責(zé)辦公室各項(xiàng)工作需要用到的文檔及表格的制作處理工作，包括招新用表的制作，整理新干事名單，制作辦公室成員信息統(tǒng)計(jì)表、聯(lián)系表等。

3、  物資組：

    物資組主要分為三塊--物品、團(tuán)務(wù)和財(cái)務(wù)采辦。工作看似普通而瑣碎，但卻是辦公室甚至整個(gè)團(tuán)委工作的基礎(chǔ)。

1）物品工作

    物品組工作包括物資、物品借用與統(tǒng)計(jì)，展板借用、維護(hù)與統(tǒng)計(jì)，團(tuán)委日常后勤支持。這些工作看上去都是些簡(jiǎn)單的事，但卻非常得瑣碎繁雜，如物品借用與統(tǒng)計(jì)管理，每天都會(huì)有大量的物品借用需要，更有時(shí)會(huì)遇上突發(fā)情況。如果物品借用和統(tǒng)計(jì)不能有完善合理的應(yīng)對(duì)制度，不但會(huì)導(dǎo)致團(tuán)委的各種工作的拖延，可能還會(huì)有物資上的損失。本學(xué)期日常物資和展板的工作都比較出色，但在展板的維護(hù)和回收工作上仍需要改進(jìn)。

2）  團(tuán)務(wù)工作

    團(tuán)務(wù)工作包括注冊(cè)補(bǔ)辦團(tuán)員證、團(tuán)員關(guān)系轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出。通常在每年度下半學(xué)期團(tuán)務(wù)工作總是比較繁忙，因?yàn)橛写笈拇笏那锛景嗟膱F(tuán)員關(guān)系轉(zhuǎn)出。本年度共完成團(tuán)務(wù)工作6813批次。團(tuán)務(wù)工作需要加強(qiáng)與學(xué)院的聯(lián)系，這一點(diǎn)是我們有待加強(qiáng)的，以避免不必要的工作重復(fù)與延后。

3） 財(cái)務(wù)采辦組工作

    采購工作主要包括物品采購和發(fā)票報(bào)銷。通常在活動(dòng)前夕出擊，采購活動(dòng)必須物品，另外也包括采購團(tuán)委的日常物資。在發(fā)票報(bào)銷方面，我們能很好的配合杜麗瑛老師的工作。

4、  宣導(dǎo)組：

    宣傳督導(dǎo)組的工作主要包括海報(bào)橫幅的管理、報(bào)紙的收發(fā)、獎(jiǎng)狀制作、辦公室美化布置等。

1）海報(bào)橫幅管理

    本年度在海報(bào)橫幅管理制度上進(jìn)行每人每天責(zé)任制。對(duì)于海報(bào)工作，由每天的專門負(fù)責(zé)人員進(jìn)行盤點(diǎn)，將有效的海報(bào)當(dāng)天進(jìn)行復(fù)核，無效或者商業(yè)性海報(bào)當(dāng)天進(jìn)行撤銷處理并及時(shí)反饋。對(duì)于橫幅工作，每天的專門負(fù)責(zé)人員提前一天對(duì)于相關(guān)記錄進(jìn)行盤查，針對(duì)到期的橫幅，告知相關(guān)成員第二天進(jìn)行撤銷，并將其運(yùn)送至底樓倉庫；針對(duì)破損的橫幅，當(dāng)天專門負(fù)責(zé)人及時(shí)通知懸掛海報(bào)的學(xué)院部門；針對(duì)違規(guī)海報(bào)，當(dāng)天專門負(fù)責(zé)人通知有關(guān)成員進(jìn)行回收撤銷處理。對(duì)于海報(bào)橫幅登記本，還有一些漏洞，如等級(jí)前后不一致、熟練、不整潔等問題，還有待進(jìn)一步改進(jìn)。

2）報(bào)紙收發(fā)

    本學(xué)期宣導(dǎo)組每天安排1名成員在中午從收發(fā)室至行政樓交付報(bào)紙及相關(guān)信件，每周派1名成員分發(fā)young周刊并通過相關(guān)人員在各區(qū)域任務(wù)的執(zhí)行分別送至各個(gè)寢室樓。本學(xué)期共領(lǐng)取報(bào)紙1461份，信件145份，雜志15份。每天、每周的工作都準(zhǔn)時(shí)送交，如期完成。

3）獎(jiǎng)狀制作

    本學(xué)期完成十月評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)狀制作，共制作“優(yōu)秀學(xué)生”獎(jiǎng)狀560張，“優(yōu)秀學(xué)生干部”獎(jiǎng)狀296張，先進(jìn)集體獎(jiǎng)狀52張。雖然進(jìn)度相對(duì)滯后，但是還是及時(shí)完成了這項(xiàng)工作。

4）辦公室美化

    宣導(dǎo)組本年度對(duì)辦公室的美化宣傳工作進(jìn)行了一系列的布置工作。有辦公室特色的集體照片新增2張、每名成員個(gè)人語錄記錄于各式各樣圖形的彩紙、成員活力照也給辦公室?guī)矶恳恍碌囊曈X效果。

共青團(tuán)上海工程技術(shù)大學(xué)委員會(huì) 辦公室

2010年1月6日